Bir çalışanın düzenliliğini ve iş bağlılığını sağlamak için, ofisteki varlığını takip etmek önemlidir. İşe katılım, çok çeşitli şekillerde izlenebilir. Söz gelimi bazı şirketler hâlâ katılımı manuel olarak takip ederken, biyometrik çözümlerden faydalanan yüzlerce sektör on binlerce firma bulunur.
Aslında katılım sektöre veya şirkete göre farklılık gösterebilir ancak bunları takip etme gereklilikleri tüm organizasyonlarda sabittir. İşte bu ihtiyaca cevap veren süreçlere yani bir çalışanın ofiste varlığını yönetme ve izleme süreçlerine PDKS adı verilir.
Geleneksel olarak Personel Devam Kontrol Sistemi, çalışanların katılımını düzenlemek amacıyla yürütülen bir dizi yöntem ve prosedür olarak anlaşılır. Genellikle aşağıdaki süreçleri içerir.
Genel PDKS Süreçleri
1. Kayıt ve Tanımlama: Çalışanların sistemdeki bilgileri (ad, soyadı, pozisyon vb.) kaydedilir ve kimlikleri belirlenir. Bu aşamada biyometrik veriler (parmak izi, yüz tanıma vb.) kaydedilebilir.
2. Giriş ve Çıkış İşaretleme: Çalışanlar işe geldiğinde ve işten ayrıldığında sistem üzerinden giriş ve çıkış işaretlemesi yaparlar. Bu işaretlemeler genellikle kart okuyucular veya biyometrik cihazlar aracılığıyla yapılır.
3. Çalışma Saatleri Hesaplama: PDKS sistemi, çalışanların giriş ve çıkış saatleri arasındaki farkı hesaplayarak çalışma sürelerini belirler. Bu süreler temel olarak devamsızlık, fazla mesai gibi hesaplamalarda kullanılır.
4. Devamsızlık Takibi: Çalışanların izinli veya mazeretli olarak devamsızlık durumları takip edilir. Bu bilgiler işverenin ve yöneticilerin çalışanların durumunu izlemesine ve izin yönetimini yapmasına yardımcı olur.
5. Raporlama: PDKS sistemi çalışanların devam durumlarına, izinlere, geç kalmalara, fazla mesailere ve diğer istatistiklere dair raporlar üretir. Bu raporlar yöneticilere ve insan kaynakları departmanına bilgi sağlar.
6. Uyarı ve Alarm: Sistem, belirli durumlar için (geç kalmalar, izinsiz çıkışlar vb.) otomatik uyarılar veya alarmlar üretebilir. Bu sayede yöneticiler hızlıca müdahale edebilir.
7. Entegrasyon: PDKS sistemi diğer sistemlerle entegre edilebilir. Örneğin maaş hesaplamalarında kullanılabilir veya güvenlik sistemleriyle bağlantı kurarak binalara erişim kontrolü yapılabilir.
8. Yedekleme ve Veri Güvenliği: Çalışan verileri ve sistem kayıtları güvenli şekilde saklanmalıdır. Düzenli yedekleme yapılmalı ve veri güvenliği önlemleri alınmalıdır.
Yukarıdaki genel süreçlerin yanı sıra hiç kuşkusuz PDKS sistemin çalışanlar için de birtakım süreçleri mevcuttur. Çalışanları ilgilendiren süreçleri de aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:
1. Giriş kaydı: Çalışan işe geldiğinde, genellikle bir giriş terminali veya cihazı kullanarak sisteme giriş yapar. Bu, çalışanın işe başlama saatinin kaydedildiği anlamına gelir.
2. Çıkış kaydı: Çalışan iş gününün sonunda yine terminali veya cihazı kullanarak sistemden çıkış yapar. Bu, çalışanın işten ayrılma saatinin kaydedildiği anlamına gelir.
3. Ara Dinlenme kaydı: Öğle arası gibi belirli mola saatlerinde giriş ve çıkış işaretleri yapılır. Böylece ara dinlenme süreleri takip edilir.
4. Manuel kayıtlar: Bazı durumlarda çalışanlar, planlanmamış etkinlikler veya durumlar nedeniyle elle giriş ve çıkış işaretlemeleri yapabilirler. Bu durumlar, örneğin izinli olma, geç gelme gibi durumları içerebilir.
5. İzin Talepleri: Çalışanlar, izinli olacakları zaman izin talebi yaparlar. Bu, yöneticinin onayladığı ve izin süresinin PDKS sisteminde kaydedildiği bir süreçtir.
6. Fazla Mesai Kayıtları: Çalışanlar, fazla mesai yapacakları zaman bu süreyi sisteme kaydederler. Bu, fazla mesai saati takibini sağlar.
7. Hatalı İşaretlemelerin Düzeltilmesi: Yanlış giriş veya çıkış işaretlemeleri yapıldığında, çalışanlar veya yöneticiler hataları düzeltmek için gerekli işlemleri gerçekleştirirler.
8. Raporlama ve İstatistikler: Çalışanlar, giriş-çıkış saatlerini ve devam durumlarını raporlar üzerinden görüntüleyebilirler. Bu, iş saatlerinin düzenli bir şekilde takip edilmesine yardımcı olur.
PDKS, işletmeler için personel yönetimi ve takibinde önemli bir rol oynarken çalışanlar için de iş saatlerinin düzenli bir şekilde kaydedilmesini ve yönetilmesini sağlar.
PDKS Manage On Cloud ile tüm süreçler artık daha kolay! İşte PDKS’de Bulut Çözümleri
En gelişmiş bulut tabanlı Personel Takip ve Puantaj Hesaplama Sistemi, Ergosis güvencesiyle beğeninize sunuluyor.
• İnternetin olduğu her yerden sisteme kolayca erişin.
• Donanım ve yazılım masraflarına son verin. PDKS Manage On Cloud var olan cihazlarda kullanılabilir.
• Yüksek güvenlikli, KVKK standartlarına uygun, güvenli veri merkezlerinde veri depolama ve yedekleme imkanından faydalanın.
• Esnek yapısı sayesinde işletmenizin ihtiyaçlarına göre dilediğiniz gibi genişletin.
• Bulut çözümleri sayesinde iş gücü maliyetini azaltarak etkin yönetimi sağlayın.
• Daima otomatik güncellemelerden faydalanın, versiyonunuz asla eski kalmasın.
• Çoklu dil desteği ile yabancı dillerde de eksiksiz hizmet alın.
• MoC App. ile personel verilerini her yerden izleyin ve rapor alın.
• Ek yatırım gerektirmeden raporlama ve erişim sağlayın.
• Veri koruma ve güvenlik standartlarına uygun bir hizmet alın
Kısaca bulut tabanlı PDKS’ye anlık erişin, personel verilerini 7/24 yönetin.
PDKS Raporlama Seçenekleri:
İlk Giriş-Son Çıkış
Erken Çıkanlar
Geç Gelenler
Gelmeyenler
Vardiya Hareketleri
Manuel Hareketler
Fazla Mesai ve İzin Raporları
Bordro Detayları
Manage On Cloud ile PDKS işlemlerinizi güvenli, esnek ve etkin bir şekilde yönetin!
Ergosis, Türkiye’nin biyometri alanındaki karmaşık projelerini başarıyla gerçekleştirmiş ve danışmanlık hizmetleri sunmaktadır.
